Tender

Solicitare de oferte pentru achiziția biletelor de avion și cazare în afara țării

I. Prezentare generală:

Centrul de Resurse Juridice din Moldova (CRJM) este o organizație non-guvernamentală cu sediul în Chișinău, creată în noiembrie 2010 de un grup de juriști, care contribuie la consolidarea democrației și a statului de drept în Republica Moldova, cu accent pe justiție și drepturile omului. CRJM realizează activități de cercetare și advocacy și este o organizație independentă și neafiliată politic.

În vederea implementării obiectivelor sale, Asociația solicită achiziționarea de bilete de avion pe rute externe pentru deplasările membrilor echipei și experților contractați de CRJM. Astfel, prestatorii vor asigura servicii de transport aerian internațional ocazional de pasageri (clasa economic) și servicii conexe (rezervare și emitere bilete de tren pe curse internaționale, servicii de rezervări hoteliere, servicii de transport de la/la aeroport și polițe de asigurare de sănătate) pentru membrii şi experții contractați de Asociație. 

II. Rezultatele așteptate:

Asigurarea serviciilor menționate mai sus se va face prin încheierea de contracte de prestări servicii pe o perioadă de 2 ani (martie 2020 – martie 2022), cu minim 3 – maxim 5 agenții, care vor fi contractate subsecvent prin reluarea competiției, ori de câte ori va apărea necesitatea organizării unor deplasări internaționale.

III. Cerinţe minime obligatorii:

  1. Prestatorul se angajează să soluționeze toate solicitările de călătorie/deplasare cu avionul în străinătate (clasa, categoria, ruta), precum și de cazare în străinătate (hoteluri de 3 sau 4 stele, mic dejun inclus, alte facilități acordate) în funcție de necesitățile Asociaţiei. Asociația poate preciza în invitația de participare (care se va transmite tuturor ofertanților selectați) pentru încheierea contractului subsecvent, categoria și/sau denumirea unității hoteliere și/sau cursa aeriană, precum și dacă zborul va fi cu sau fără escală.
  2. Prestatorul va pune la dispoziția reprezentanților Asociaţiei, care efectuează deplasările, asigurările medicale aferente perioadei deplasării, la solicitarea Asociației.
  3. Prestatorul trebuie să asigure deplasarea prin curse aeriene directe, fără escala pentru acele destinații unde companiile aeriene operează direct la/de la Chișinău. Asociația va utiliza, după caz, curse directe cu escală sau curse indirecte, în cazul în care nu există curse directe, fără escală, sau acestea sunt anulate, sau orarul curselor nu corespunde necesitaților Asociației. Pentru destinațiile unde nu există curse directe, fără escală se acceptă curse directe cu escală sau indirecte, escala nedepășind un interval de 4 ore între zboruri. Soluţiile oferite de prestator trebuie sặ reprezinte cea mai convenabilă şi rapidă modalitate de deplasare.
  4. Cazarea trebuie să fie într-un perimetru rezonabil faţă de destinaţia finală a persoanelor care efectuează deplasarea (pe o rază de maxim 5 km faţă de adresa de destinație, în interiorul localităţii).
  5. La solicitarea Asociaţiei, prestatorul trebuie să asigure și/sau să acorde asistenţă şi informaţii pentru identificarea opţiunilor de transfer de la/la aeroport la locul de cazare/destinaţie. Nu se acceptă efectuarea deplasărilor în cazul unui grup cu aceeaşi destinaţie cu avioane/pe rute diferite, nici cazarea în locaţii diferite.
  6. Prestatorul va furniza numere de telefon pentru asistenţa de urgenţă. Asistenţa pentru situaţiile neprevăzute, urgenţe va fi acordată 24 ore din 24, 7 zile din 7.
  7. În cazul anulării unor curse sau altor situaţii neprevăzute, prestatorul se obligă să găsească variante alternative de transport, în cel mai scurt timp posibil, astfel încât reprezentanţii Asociației să ajungă/revină la/de la locul şi data solicitate în comandă. De asemenea, dacă în situaţiile de mai sus, este imposibilă respectarea datei de începere a cazării, prestatorul se obligă să anunţe unitatea de cazare la care a făcut rezervare, astfel încât Asociația să nu fie supusă la plata de penalităţi. Orice costuri suplimentare cauzate de neîndeplinirea de către Prestator a obligaţiilor menţionate mai sus vor fi suportate de către acesta din urmă.
  8. Tarifele extrasezon, ofertele speciale/promoţionale primite de către prestatorii de servicii vor fi aplicate corespunzător Asociației în etapa de reofertare.
  9. Ofertanţii vor preciza numele și datele de contact (telefon fix, telefon mobil, adresa de e-mail, etc.) ale persoanelor responsabile, care vor răspunde prioritar la solicitările Asociației pentru informaţii și oferte.

IVMetodologie de lucru

  1. Asociația va transmite prestatorilor selectați o solicitare de participare la reofertare, prin e-mail, cu toate detaliile despre deplasarea ce urmează a fi efectuată, cu minim 3 zile lucrătoare înainte de data deplasării. Pentru deplasări neprevăzute, impuse de desfăşurarea evenimentelor pe plan internaţional, solicitarea se va transmite cu minim 48 ore înainte de data deplasării, sau, în situaţii de urgentă, în aceeaşi zi.
  2. Pentru a realiza transmiterea concomitentă a cererilor de reofertare către toţi prestatorii selectați, Asociația va utiliza ca modalitate de comunicare e-mail-ul.
  3. Prestatorii vor transmite oferta, în termenul stabilit în invitația la reofertare, prin e-mail, în care se va menţiona preţul oferit. În ofertă se va preciza preţul total al serviciilor, pentru varianta de deplasare care corespunde cerinţelor specificate în invitaţia de participare la reofertare.
  4. În ofertă se va preciza şi termenul limită de efectuare a rezervărilor, respectiv de emitere a biletului de avion, voucher-ului de cazare, asigurărilor medicale, după caz.
  5. După expirarea termenului stabilit în invitația de reofertare, pentru depunerea ofertelor, Asociația va înştiinţa în termen de maxim 24 ore prestatorii cu privire la rezultatul reofertării şi va selecta prestatorul, care a prezentat cea mai bună ofertă, în baza raportului cea mai convenbilă și rapidă modalitate de deplasare/ cel mai mic preţ.

V. Criteriile de selectare:

Prestatorii trebuie să întrunească următoarele criterii:

  • Experiență în domeniu (minim 3 ani), probată prin portofoliul de clienți;
  • Timpul de reacție la cererile de reofertare (cel mult 24 de ore);
  • Termenul pentru menținerea rezervărilor biletelor de avion;
  • Asistență turistică 24/7 și în caz de urgență;
  • Discount la prețul biletului de avion. Dacă da, valoarea acestuia;
  • Disponibilitatea agenției de a face procurarea serviciilor fără plata în avans;
  • Livrarea documentelor la sediul CRJM (constituie un avantaj);
  • Reputația și imaginea agenției (criteriu analizat în baza referințelor prezentate).

Oferta de participare la concurs va conține informație concisă (conform Anexei atașate) cu indicarea următoarelor:

  1. Date despre agenție (denumirea, telefonul de contact, adresa electronică, persoana responsabilă);
  2. Copia certificatul de înregistrare al agenției / extrasul din Registrul de Stat  al companiei și copia licenței;
  3. Experiența / portofoliul de clienți din ultimii 3 ani (portofoliul poate fi expediat electronic, pe suport de hârtie sau indicând link-ul unde poate fi accesat acesta);
  4. Referinţele de la 2 persoane cu care ați colaborat în ultimii 3 ani (datele de contact). Prin depunerea dosarului, ofertantul consimte implicit verificarea de către CRJM a informației furnizate.
  5. Serviciile oferite (rezervare bilete de avion, rezervare hoteluri, organizare transferuri, asigurare medicală de călătorie, asistență de urgență, livrare de documente la sediu, procurare servicii fără plată în avans, oferire discount etc.), cu indicarea termenelor de reacție / asistență / menținere a rezervărilor de bilete;
  6. În cazul existenței unui conflict de interese, real sau potențial, ofertantul se obligă să-l declare în baza unei declarații completate în formă liberă și anexate la ofertă.

Atenție! Agențiile care au colaborat anterior cu CRJM nu trebuie să prezinte portofoliu de clienți și referințe.

Ofertele vor fi expediate prin e-mail la application@crjm.org până la 17 martie 2020.

Pentru informații suplimentare, Vă rugăm să ne contactați la numărul de telefon 022 843601 sau la adresa de e-mail: application@crjm.org.

Notă: CRJM își rezervă dreptul să nu aleagă nicio agenție în cazul în care ofertele primite nu vor corespunde cerințelor sale.

CRJM este o organizație care promovează incluziunea și diversitatea. Noi valorificăm diferențele, promovăm egalitatea și abordăm frontal comportamente discriminatorii, astfel consolidând capacitatea organizațională. Toate agențiile calificate sunt încurajate să aplice. Noi nu discriminăm în funcție de dizabilitate, rasă, culoare, etnie, gen, religie, orientare sexuală, vârstă, stare civilă, statut parental sau orice alt criteriu protejat prin lege.

Anexa

Date despre agenție (denumirea, adresa poștală, telefonul de contact, adresa electronică, persoana responsabilă)  
Experiență în domeniu (minim 3 ani) și portofoliul de clienți (poate fi expediat electronic, pe suport de hârtie sau indicând link-ul unde poate fi accesat acesta)  
  Serviciile oferite  
  Da Nu Comentarii
Rezervare bilete de avion      
Rezervare hoteluri      
Organizare transferuri      
Asigurare medicală de călătorie      
Asistență turistică 24/7 și în caz de urgență      
Discount la prețul biletului de avion. Dacă da, valoarea acestuia      
Disponibilitatea agenției de a face procurarea serviciilor fără plata în avans      
Livrarea documentelor la sediul CRJM (factura, asigurare de călătorie, anexe/acte la contract) (constituie un avantaj)      
Existența conflictului de interese      
  Minim / ore Maxim / ore Comentarii
Timpul de reacție la cererile de reofertare      
Termenul pentru menținerea rezervărilor biletelor de avion      
       

Data:

Semnătura persoanei responsabile: __________________

Related Articles

Back to top button